Gemeinsam
Analyse und schnelle Treffer
Ein Gespräch, in dem wir Beispiele zeigen und deinen Fall konkretisieren. Am Ende steht, was sich zuerst lohnt, meist ist das nicht das Komplizierteste, sondern das Häufigste.
Workflow-Automatisierung
Die Arbeit, die niemand machen will, macht keiner mehr.
Anfragen abtippen, Rechnungen hinterherlaufen, Daten von einem Programm ins nächste kopieren. Das sind keine Aufgaben, das ist Reibung. Wir bauen Abläufe, die das übernehmen.
Ein Ablauf von innen
Vom Formular bis zur Wiedervorlage, ohne Abtippen
Einer der Abläufe, die sich oft zuerst lohnen. Jemand schickt dein Kontaktformular ab, und die Anfrage landet dort, wo sie bearbeitet wird.
Ablauf: Anfrage aus dem Formular
- Auslöser
Neue Anfrage
Jemand schickt das Formular auf deiner Webseite ab.
- Aktion
Kontakt angelegt
Name, Nummer und Anliegen stehen im System.
- Aktion
Zugeordnet
Die Anfrage geht an die Person, die zuständig ist.
- Aktion
Wiedervorlage
Eine Erinnerung, wann nachgefasst wird.
Läuft bei jeder Anfrage. Hakt ein Schritt, bekommst du eine Meldung.
Ein Beispiel. Welche Stationen dein Ablauf hat, hängt von den Programmen ab, die du schon nutzt.
Woran man es erkennt
Nicht jeder Ablauf muss automatisiert werden
Manches lohnt sich nicht, und das sagen wir auch. Diese fünf Merkmale sprechen dafür. Je mehr davon auf einen Ablauf zutreffen, desto schneller trägt er sich.
Denk an einen Ablauf aus deiner Woche und tipp an, was zutrifft.
Und wo fangen wir an?
Tipp an, was auf einen Ablauf bei dir zutrifft.
Wir gehen eine typische Woche bei dir durch und suchen die Stelle, die am häufigsten aufhält. Nicht die komplizierteste, sondern die häufigste.
Anwendungsfall besprechenWozu
Was das konkret bringt
Zeit
Wiederkehrende Handgriffe laufen von selbst. Die Stunden, die dabei frei werden, sind die eigentliche Rendite.
Weniger Fehler
Was automatisch läuft, vertippt sich nicht und vergisst nichts. Gerade bei Übertragungen zwischen Systemen.
Wachstum ohne Neueinstellung
Mehr Anfragen bedeuten nicht automatisch mehr Verwaltung. Der Ablauf trägt die Menge mit.
Nachvollziehbarkeit
Protokolle zeigen, was wann passiert ist. Das hilft bei der Fehlersuche und bei der Frage, wer eigentlich zuständig war.
Beispiele
Was sich oft zuerst lohnt
Der größte Effekt kommt selten vom kompliziertesten Ablauf, sondern von dem, der am häufigsten vorkommt.
Anfrage landet automatisch im System
Ein Formular auf der Webseite legt den Kontakt an, ordnet ihn zu und erzeugt die Wiedervorlage. Niemand tippt etwas ab, nichts geht in der Mailflut unter.
Angebot und Rechnung
Aus dem Angebot wird die Rechnung, sie geht raus, der Zahlungseingang wird überwacht. Was fehlt, taucht in einer Liste auf statt in deinem Kopf.
Termine und Erinnerungen
Kalender abgleichen, Pufferzeiten einhalten, Erinnerungen verschicken. Weniger Rückfragen, weniger vergessene Termine.
Berichte und Warnungen
Zahlen landen automatisch dort, wo du sie ansiehst. Und wenn ein Wert aus dem Rahmen fällt, bekommst du eine Nachricht, statt es zufällig zu bemerken.
E-Mail-Strecken
Nachfassen nach einem Angebot, Willkommensmail nach dem Kauf, Erinnerung vor Ablauf. Ausgelöst durch das, was der Kunde tut, nicht durch deinen Notizzettel.
Systeme, die miteinander reden
Kundendaten in zwei Programmen doppelt pflegen ist der häufigste vermeidbare Zeitfresser. Das lässt sich fast immer abstellen.
Ablauf
Vom Gespräch zum laufenden Ablauf
Vier Stufen, vom ersten Gespräch bis zur Übergabe.
- Wir bauen
Konzept und Entwicklung
Wir bauen den ersten funktionierenden Ablauf. Kein Foliensatz, sondern etwas, das läuft.
- Du testest
Vorführung und Rückmeldung
Du bekommst Zugriff und probierst es aus. Was in der Praxis anders läuft als gedacht, zeigt sich genau hier.
- Wir übergeben
Feinschliff und Übergabe
Letzte Fehler raus, dann bekommst du vollen Zugriff auf den Ablauf, inklusive Erklärung, was passiert, wenn etwas schiefgeht.
Häufige Fragen
Mit welchen Werkzeugen arbeitet ihr?
Meist mit n8n oder Make, beides Systeme, in denen Abläufe sichtbar zusammengesteckt werden, statt in Code zu verschwinden. Wo das nicht reicht, programmieren wir selbst. Welches Werkzeug passt, hängt davon ab, was du bereits einsetzt.
Muss ich meine bestehenden Programme wechseln?
In der Regel nein. Der Sinn der Sache ist, vorhandene Systeme miteinander reden zu lassen. Ein Wechsel kommt nur zur Sprache, wenn ein Programm überhaupt keine Schnittstelle hat.
Was passiert, wenn ein Ablauf fehlschlägt?
Dann bekommst du eine Meldung, das gehört zum Bau dazu. Ein Automatismus, der stillschweigend aufhört zu funktionieren, ist gefährlicher als gar keiner.
Lohnt sich das für einen kleinen Betrieb?
Kommt darauf an, wie oft die Aufgabe vorkommt. Zehn Minuten täglich sind im Jahr über 40 Stunden. Etwas, das einmal im Quartal passiert, lohnt selten. Genau das klären wir im ersten Gespräch, und wenn es sich nicht rechnet, sagen wir das.
Was ist mit dem Datenschutz?
Wichtige Frage, gerade bei Kundendaten. Wir bevorzugen Lösungen, die auf europäischen Servern laufen oder bei dir selbst. Wo Daten hingehen, klären wir vorher, nicht, nachdem der Ablauf läuft.
Welche Aufgabe nervt am meisten?
Beschreib uns einen Ablauf, der dich regelmäßig Zeit kostet. Wir sagen dir, ob und wie sich das automatisieren lässt und ob es sich rechnet.
- Kostenloses Erstgespräch
- Ehrliche Einschätzung
- Antwort innerhalb von 2 Werktagen